Yazı İşleri Direktörlüğü; Rektörlüğün gerekli tüm faaliyetlerinin etkinlik ve verimlilik ilkelerine uygun olarak yürütülmesi amacıyla üniversite içi ve üniversite dışı resmi yazışmaların yürütülmesinden sorumlu olan birimdir. Bu birimde üniversite içerisinde bulunan tüm belgelerin Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)’nde kaydı tutulur, belgelerin takibi yapılır, arşivlenir ve sonuçlandırmak için gerekli işlemler yapılır. Birim, Genel Sekreterliğe bağlı olan direktörlüklerden ve Rektörlük bünyesindeki diğer akademik birimlerden gelen-giden resmi yazıların EBYS (Elektronik Belge Yazılım Sistemi) üzerinden dağıtılmasını ve kodlanmasını da sağlar. Ayrıca üniversite idari ve akademik birimlerinin haberleşmesinde aktif rol oynayarak tüm evrakların EBYS üzerinden dağıtımını gerçekleştirir.
Bu doğrultuda Yazı İşleri Direktörlüğü’nün ana faaliyetleri şu şekilde sıralanabilir;
- PTT Kep ve PTT UETS sistemlerinin günlük takibi ile gelen evrakları Üniversitemizin Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) üzerinden kayıtlarını gerçekleştirmek,
- Rektörlük, Fakülteler, Yüksekokullar ve Meslek Yüksekokulları iç ve dış yazışmaları yapmak ve arşivlemek,
- Kuruma gelen dış yazışmalardan günlük, acil ve önemli olanların ilgili birimlere en kısa sürede ulaştırılması ve takibe alınması süreçlerini planlamak ve yürütmek,
- Üniversiteye gelen tüm yazılı evrak, dilekçe ve başvurunun ilk kayıtlarını yapmak,
- Günlük olarak yazıların takibini yaparak; evrak iş takibini sağlamak, yazışmaları zamanında ve eksiksiz tamamlamak,
- Rektörlüğe veya Genel Sekreterliğe gelen evrakların, Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)'ne elektronik olarak kayıt, dağıtım, havale işlemlerini ve dosyalama hizmetlerini yürütmek,
- Rektörlükten gelen duyuruların ve afişlerinin ilgili yerlere asılarak duyurulmasını sağlamak,
- Üniversite Senatosu, Üniversite Yönetim Kurulu ve Üniversite Disiplin Kurulu Karar Tutanaklarını yazmak, ilgili defterlere kararları yapıştırmak ve Üniversite Yönetim Kurulu Kararlarının ilgili birim kişi veya kişilere iletilmesini sağlamak.
- Fakülte, Enstitü, Yüksekokul Kurul Kararları ile Yönetim Kurulu Kararlarının, Üniversite Senatosu ve Üniversite Yönetim Kurulu Kararları ile uyumunu sağlamak,
- Yükseköğretim Kurulu denetlemelerine ilişkin resmi yazışmaları yürütmek,
- Yükseköğretim Kurulu ve Kurumlarla ilgili Rektörlük yazışmalarını hazırlamak ve takibini yapmak,
- Üniversite içerisindeki yönetmelik, yönerge ve uygulama esaslarının düzenlenmesinde ilgili birimlerle birlikte aktif rol üstlenerek, değişiklik ve yayınlanma süreçlerini organize etmek, yapılan değişiklikleri karara bağlamak,
- Üniversite adına Cumhurbaşkanlığı İletişim Başkanlığı’na bağlı Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezi (CİMER) sisteminin takibini yapmak,
- Üniversite genelinde yapılan ikili anlaşma, protokol ve sözleşmelerin takibini yaparak, kayıt altına almak ve arşivlemektir.
|
Rüveyda AYDIN |
Direktör |
ruveydaaydin@beykoz.edu.tr |
0216 912 22 52 (Dahili: 121) |
|
Serpil HAYIRLI |
Uzman |
serpilhayirli@beykoz.edu.tr |
0216 912 22 52 (Dahili: 127) |
Bu içerik 24/09/2024 tarihinde güncellenmiştir.