ERASMUS Öğrencilerinin Karşı Kuruma Gitmeden Önce Yapması Gerekenler:
Gideceğiniz üniversitenin web sitesini dikkatle inceleyerek, bilgi paketini (information package) okuyunuz. Erasmus öğrencilerinin başvuru son tarihlerini, ders programlarını, akademik takvimlerini eğer varsa doldurup göndermeniz gereken belgeleri dikkatlice inceleyiniz.
Misafir olacağınız üniversiteden Kabul Belgenizi (Acceptance Letter) veya Davet Mektubunuzu (Invitation Letter) program koordinatörünüz yardımıyla isteyiniz. Bu belge vize almanız için gerekli olan belgedir.
Bütün işlemleriniz boyunca Erasmus Program Koordinatörünüz ve Uluslararası İlişkiler Koordinatörlüğü ile iletişim halinde olunuz.
Kabul Belgenizi (Acceptance Letter) veya Davet Mektubunuz geldikten sonra (belgede karşı üniversitede bulunacağınız tarihler belirtilmelidir) Onay Belgenizi (Confirmation Sheet) almak için Uluslararası İlişkiler Koordinatörlüğü’ne uğrayarak belgenin bir kopyasını ofise bırakınız.
Öğrenim Anlaşması (Learning Agreement) ve Akademik Tanınma Belgesi (Recognition Sheet)doldurunuz. Her iki belgeyi de önce siz daha sonra Program Koordinatörünüz imzalamalı, daha sonra Uluslararası İlişkiler Koordinatörlüğü’ne Kurum Koordinatörü imzası için teslim edilmeli. Öğrenim Anlaşması (Learning Agreement) karşı üniversiteye imzalanıp onaylanması için fakslanmalı ve postalanmalıdır. Öğrenim Anlaşmanız karşı üniversiteden onaylanmadan hibeniz yatırılmaz! Akademik Tanınma Belgenizi imzadan aldıktan sonra Uluslararası İlişkiler Koordinatörlüğüne teslim ediniz.
Pasaportunuz yok ise çıkartınız. Eğer var ise süresi yeterlimi kontrol ediniz.
Vize başvurunuz için büyükelçiliklerle iletişime geçerek gerekli belgeleri hazırlamaya başlayınız.
ÖNEMLİ NOT: Vize işlemleri hususu, her devletin kendi diplomatik düzenlemeleri olduğu için bu konuda en doğru ve faydalı bilgi yine ilgili devlet konsolosluklarının bilgi ve iletişim kanallarından alınmalıdır. Vize işlemleri konusunda lütfen ilgili konsolosluk web sayfasını ziyaret ediniz, adres ve telefon numaralarını edinerek bilgi alınız.
Gitmeden önce öğrenim ücretinizi ödemeyi unutmayınız.
ÖNEMLİ NOT: ERASMUS programı kapsamında yurtdışında öğrenim gören öğrenciler bu döneme ait öğretim ücretlerini Üniversitemize öderler. Yurtdışındaki üniversiteye ayrıca öğretim ücreti ödemezler.
Vizenizi aldıktan sonra son kontrolleriniz ve hibe işlemlerinizi tamamlamak için mutlaka Uluslararası İlişkiler Koordinatörlüğü’ne uğrayınız ve Erasmus Öğrenci Beyannamesi‘ni Uluslararası İlişkiler Koordinatörlüğü’nden teslim alınız.
- Aşağıdaki belgeleri Uluslararası İlişkiler Ofisi’ne bir poşet dosya içinde, eksiksiz teslim ediniz.
- Denizbank Kavacık Şubesi’nde açılmış EURO hesap numarasını belirten hesap cüzdanı fotokopisi.
- Banka Hesap No. Bildirim Dilekçesi
- Beykoz Üniversitesi ile Öğrenci Arasında Yapılan Öğrenci Öğrenim Hareketliliği Sözleşmesi
- Öğrenci Öğrenim Hareketliliği Bilgi Formu (Bilgi Formunda İstenen Kodlar İçin Kodlar Tablosu)
- (Var ise) Erasmus Intensive Language Course (EILC) Kabul mektubu (Tarih aralığı belirtilmiş olmalı, öğrencinin adına düzenleyici kurum tarafından gönderilmiş e-posta yahut faks da kabul edilebilir)
- Sağlık Sigortası Fotokopisi (Gidilen tarih aralığında ayakta tedaviyi kapsayan özel sağlık/öğrenci/seyahat sigortası poliçesinin kopyası)
- Tüm onayları, imza ve mühürleri tamamlanmış öğrenim sözleşmesinin (learning agreement) kopyası – dikkat: aslını da göstermek zorunludur
- Öğrenim sözleşmesi asla kaybedilmemelidir.
- Öğrenim sözleşmesinin aslını gideceği kurumun onaylarını almak üzere öğrenci yanında götürmeli ve dönüşte onayları alınmış olarak geri getirmelidir.
- Gittiğiniz kurumda alacağınız derslerle ilgili değişiklikleri varışınızdan sonra en geç 1 ay içinde yapmanız gerekmektedir. Bu değişikliği dersler başlamadan önce bölüm koordinatörünüzle görüşerek Öğrenim Anlaşması’nın (Learning Agreement) değişiklik bölümünü doldurunuz, mutlaka gittiğiniz üniversitede onaylatınız ve bölüm koordinatörünüze e-posta, faks veya posta yolu ile ulaştırınız.
DİKKAT: Öğrenim sözleşmesinde değişiklik yapmak için ilgili prosedür izlenmelidir.
DİKKAT: Evraklar ile ilgili işlemler herhangi bir aksilik çıktığı takdirde çözecek zamanı sağlamak amacıyla en geç gitmeden en az 2 hafta önce bitirilmelidir. Yaz tatiline girilmeden önce evrak sürecinin bitirilmesi tavsiye edilmektedir.
ERASMUS Öğrencilerinin Karşı Kuruma Gittikten Sonra Yapması Gerekenler:
İlgili ülkeye varılan ilk gün karşı kurumun international/Erasmus ofisine giderek Confirmation of Exchange belgesinin “Arrival” bölümünü onaylatmak. Dönüşte ise“Departure” bölümünü onaylatmak
Beykoz Üniversitesi tarafından onaylanan öğrenim sözleşmesinin aslı üzerindeki “Receiving İnstitution” bölümünü karşı kurumdaki ilgililere onaylatmak. Onaylanan öğrenim sözleşmesi dönüşte elden Uluslararası İlişkiler Ofisi’ne teslim edilecektir. Öğrenim sözleşmesi kaybedilmemelidir.
ERASMUS Değişim Programı Bitiminde Uluslararası İlişkiler Ofisi’ne Teslim Edilmesi Gereken Belgeler:
Erasmus hibenizin 2. taksitini alabilmeniz ve ders saydırma işlemine başlayabilmeniz için belgelerinizi eksiksiz olarak Uluslararası İlişkiler Ofisi’ne teslim etmeniz gerekmektedir.
- Katılım Sertifikası
- Confirmation of Exchange Belgesi’nin aslı
- Hareketliliği gerçekleştirdiğiniz üniversitede bulunduğunuz süre aralığını belirten, kurum (Uluslararası Ofis, Erasmus Ofisi vb.) onaylı, ilgili üniversitede eğitim aldığınıza dair teyit belgesi. İlgili ülkeden ayrıldığınız gün karşı kurumun international/Erasmus ofisine giderek Confirmation of Exchange belgesi nin “Departure” bölümünü onaylatınız.
- Transkriptin Aslı
- Öğrenim sözleşmesinde yer alan tüm derslerin not karşılıklarını belgeleyen ve gidilen kurum tarafından onaylanmış transkriptin aslını, postada kaybolma ihtimaline karşılık dönmeden önce elden teslim almanızı öneririz. Transkriptin aslı ders saydırma işlemleri için Uluslararası İlişkiler Koordinatörlüğü’ne bir kopyası da Öğrenci İşleri Birimi Müdürlüğü’ne teslim edilmelidir.
- Öğrenim Hareketliliği Nihai Rapor Formu
- Elektronik ortamda doldurunuz ve elektronik ortamda Uluslararası İlişkiler Koordinatörlüğü’ne teslim ediniz.
- Öğrenim Sözleşmesinin Aslı (Learnıng Agreement)
- Tüm onayları alınmış öğrenim sözleşmesinin fotokopisi ise ders saydırma işlemleri için Öğrenci İşleri Birimi Müdürlüğü’ne teslim edilmelidir.
- (Varsa) Tüm Onayları Alınmış Değişiklik Öğrenim Sözleşmesinin Aslı
- Tüm onayları alınmış öğrenim sözleşmesinin fotokopisi ise ders saydırma işlemleri için Öğrenci İşleri Birimi Müdürlüğü’ne teslim edilmelidir.
- (Varsa) EILC Katılım Sertifikası ve EILC Confirmation Belgesi
DİKKAT: Gidilen kurumdan onayları alınmamış öğrenim sözleşmeleri kabul edilmeyecektir.
Bu içerik 13/05/2016 tarihinde güncellenmiştir.